Dossiers organiseren¶
Tags, categorieën, archivering en levenscyclusbeheer van uw dossiers.
Organisatiestructuur¶
flowchart TD
A[Dossier] --> B[Categorieën]
A --> C[Tags]
A --> D[Status]
B --> E[Projecten / Klanten / Onderzoek]
C --> F[Vrije trefwoorden]
D --> G[Actief / Gearchiveerd / Afgesloten]Tags¶
Tags zijn vrije trefwoorden die u aan een dossier kunt toekennen:
- Voeg tags toe via het dossier-detailscherm
- Gebruik bestaande tags of maak nieuwe aan
- Tags zijn doorzoekbaar — zoek op tag om alle gerelateerde dossiers te vinden
| Voorbeeld tags | Gebruik |
|---|---|
urgent, prioriteit |
Werkdruk-indicatie |
Q3-2025, 2026 |
Periode-markering |
klant-x, project-y |
Relatie-markering |
vertrouwelijk, intern |
Classificatie |
Tip
Gebruik consistente tags. Spreek met uw team af welke tags u gebruikt. Consistente tags maken het zoeken en filteren veel effectiever.
Categorieën¶
Categorieën zijn vooraf gedefinieerde indelingen:
| Categorie | Typisch gebruik |
|---|---|
| Projecten | Projectdossiers met fasen en mijlpalen |
| Klanten | Klantrelaties en correspondentie |
| Onderzoek | Inhoudelijk onderzoek en analyses |
| Compliance | WOO-verzoeken, audits, juridische zaken |
| Operationeel | Dagelijks beheer, procedures, handleidingen |
Levenscyclus¶
Elk dossier doorloopt een levenscyclus:
| Status | Betekenis | Actie |
|---|---|---|
| Actief | Dossier is in gebruik | Documenten toevoegen, bewerken, zoeken |
| Gearchiveerd | Dossier is afgerond maar bewaard | Alleen lezen — geen nieuwe documenten |
| Afgesloten | Dossier is definitief gesloten | Niet meer bewerkbaar, kan niet heropend worden |
Archiveren¶
- Open het dossier
- Klik op Archiveren in het actiemenu
- Bevestig de archivering
Gearchiveerde dossiers blijven doorzoekbaar maar accepteren geen nieuwe documenten.
Heropenen¶
Gearchiveerde dossiers kunt u heropenen via Dossier heropenen in het actiemenu. Afgesloten dossiers kunnen niet heropend worden.
Info
Bewaarplicht. Overheidsorganisaties zijn wettelijk verplicht bepaalde dossiers voor langere tijd te bewaren (Archiefwet). Gearchiveerde dossiers worden daarom niet automatisch verwijderd. De DUTO-score helpt u beoordelen of de dossiers geschikt zijn voor duurzame opslag.
Best practices¶
- Eén thema per dossier — Houd dossiers gefocust op één zaak of project
- Beschrijvende titels — Gebruik titels die direct herkenbaar zijn
- Tags toevoegen — Vergeet niet relevante tags toe te kennen bij aanmaak
- Regelmatig opschonen — Verwijder irrelevante documenten
- Archiveer afgeronde dossiers — Voorkomt een onoverzichtelijk dashboard
Meer informatie¶
- Dossiers beheren — Overzicht dossierbeheer
- Dossier aanmaken — Nieuw dossier opzetten
- Dossier delen — Dossiers delen met andere domeinen
Changelog¶
| Versie | Datum | Wijziging |
|---|---|---|
| 0.1.0 | 2026-02-24 | Initiële versie — tags, categorieën, levenscyclus, best practices |